BPM-Fähigkeitsentwicklung fördern
Empowerment (Befähigung), Readiness sicherstellen - 4 P’s der Transformation befähigen
Wenn wir über die Entwicklung und Förderung von BPM-Fähigkeiten (BPM Capability Development) sprechen, meinen wir nicht das bloße Erlernen einer Software und Methoden. Es geht darum, das Unternehmen in die Lage zu versetzen, sich selbst zu steuern und zu optimieren.
Zielsatz
Hohe Transparenz bei der BPM-Fähigkeitsentwicklung sicherstellen
Ziel ist es, eine “Readiness” bei den 4Ps "Fähigkeiten" (Capabilities) sicherzustellen und eine proaktive Prozesskultur zu schaffen und zu fördern.
Wenn du sagst: "Wir wollen BPM-Capabilities fördern", meinen wir:
- Wir trainieren unsere People.
- Wir optimieren unsere Processes (Richtung Level 3/4).
- Wir wählen die richtigen Products (Tools).
- Wir steuern unsere Partners über klare Prozessvorgaben.
Wertbeitrag (Value Contribution)
Um das Ziel eine proaktive Prozesskultur und ausreichend BPM-Capabilities zu erreichen, müssen diese 4 P’s der Transformation in einer logischen Kaskade zusammenwirken. Man kann sie von zwei Seiten lesen: von den Menschen zum Profit (Aufbau) oder vom Profit zu den Menschen (Analyse). $$ People * Process = Product -> Profit $$ Erklärung
- People: Ohne fähige und motivierte Menschen bewegt sich nichts. Hier werden die Capabilities zu Kompetenzen, Mindset, Rollenverständnis und Kultur. geschaffen. Es geht um die Befähigung der Mitarbeiter, proaktiv zu denken.
- Reifegrad-Hebel: Auf Level 1 verlassen wir uns auf „Helden“. Ab Level 3 trainieren wir die breite Masse.
- Process: Hier wird die Energie der Menschen in geordnete Bahnen gelenkt. Hier wird die Stabilität und Wiederholbarkeit sichergestellt. Die Abläufe, Standards, Werkzeuge und die Governance werden etabliert.
- Reifegrad-Hebel: Von Level 2 (geplant) zu Level 4 (messbar). Nur ein stabiler Prozess ist skalierbar.
- Product: Der Prozess ist kein Selbstzweck; er muss ein Ergebnis liefern, das einen Wert hat. Ein hoher Prozessreifegrad führt zu einer statistischen Prozessfähigkeit (Six Sigma), was die Produktqualität sichert.
- Reifegrad-Hebel: Auf Level 3 und 5 wird das Produkt durch Prozessoptimierung fehlerfrei und innovativ.
- Profit: Wenn Menschen gute Prozesse nutzen, um hervorragende Produkte zu erzeugen, folgt der finanzielle Erfolg zwangsläufig. Das ist die Value Contribution. BPM senkt die Kosten und steigert die Marge.
- Reifegrad-Hebel: Der maximale Profit wird bei Level 5 erreicht, da hier die Verschwendung (Waste) minimal ist.
PIs - Performance Indicators
Kennzahlen und Zielwerte
| Kennzahl | Zielwerte (Targets) |
|---|---|
| Transparenz bei Fähigkeits-Entwicklungsmaßnahmen. | Management-Zufriedenheit <= 2 Mitarbeiter-Zufriedenheit <= 2 |
| Arbeitsproduktivität - BPM-Enablement Reporting | <= 1PT / Quartal |
| Statusbeurteilung der Readiness-Maßnahmen | Ampellogik |
Readiness-Maßnahmen
Bereitschafts-Maßnahmen sind alle gezielten Aktivitäten, die sicherstellen, dass eine Organisation vor dem Go-Live oder der Umsetzung einer Veränderung tatsächlich in der Lage ist, diese erfolgreich zu bewältigen.
Readiness-Maßnahmen sind die Risiko-Versicherung der Veränderung.
- Ohne People Readiness erzeugst du Widerstand (Change-Kosten).
- Ohne Product Readiness erzeugst du Stillstand (Produktivitätsverlust).
- Ohne Process Readiness erzeugst du Fehler (Qualitätskosten).
Um die “Fähigkeitsentwicklung” greifbar zu machen, verwenden wir u.a. die 4Ps des Service Designs aus dem Referenzmodell ITILv3.
1. People (Menschen) –> People Readiness (Befähigung & Akzeptanz) fördern
Ohne die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten funktioniert kein Prozess. Bevor der Prozess startet, müssen die Menschen „ready“ sein.
Diese Maßnahmen fokussieren von der reinen „Schulung“ hin zur Verhaltensänderung und emotionalen Mitnahme verschieben.
- Fokus: Gezielte Kompetenzentwicklung, Fähigkeiten, Training, On-Demand Learning, Partizipative Gestaltung, Transparentes Change-Storytelling: „Regelmäßige Kommunikation des Nutzens (What’s in it for me?), Feedback-Schleifen, Coaching & Mentoring, Rollenverteilung (z. B. Service Owner), Kultur und Kommunikation.
- BPM-Bezug: Hier siedeln sich die BPM-Capabilities an. Es geht darum, dass die Mitarbeiter den Service „leben“.
- Skill-Gap-Analyse: Haben wir die Lücke zwischen Ist-Kompetenz und den benötigten BPM-Capabilities identifiziert?
- Training & Hands-on-Workshops: Nicht nur Theorie, sondern Üben am neuen Prozess.
- Rollen-Besetzung (RACI): Sind die Process Owner und Analysten namentlich benannt und haben sie ihre Aufgabenbeschreibung akzeptiert?
- Communication Blast: Wissen alle Betroffenen, warum sich der Prozess ändert (WIIFM – What’s in it for me?)?
2. Processes (Prozesse) –> Process Readiness (Stabilität & Klarheit)
Die Abläufe, die den Service steuern. Ist das „Drehbuch“ fertig und fehlerfrei?
Diese Maßnahmen fokussieren darauf die täglichen Arbeit in eine reproduzierbare, verlässliche Struktur zu überführen.
- Fokus: Definition von End-to-End-Standards, Erstellung und Abstimmung von verbindlichen Standard Operating Procedures (SOPs), Definition von Aktivitäten, Arbeitsanweisungen, Metriken (KPIs) und Schnittstellen zwischen Abteilungen, Visuelles Prozessmapping, Fehlersichere Prozessgestaltung (Poka Yoke), Prozess-Stresstests (Dry-Runs), Etablierung von Process Performance Indicators (PPIs), Kontinuierliches Monitoring.
- BPM-Bezug: Ein Prozess muss definiert, messbar und steuerbar sein.
- Methoden-Check: Ist der Prozess nach BPMN-Standard modelliert und fachlich abgenommen?
- Walkthroughs / Simulationen: Wir spielen den Prozess trocken durch (Table-top Exercise). Funktioniert die Logik?
- KPI-Definition: Sind die Messpunkte im Prozess gesetzt? (Wissen wir am Tag 1, ob wir erfolgreich sind?)
- Schnittstellen-Klärung: Sind die Übergabepunkte zu anderen Abteilungen (Hand-offs) schriftlich fixiert?
3. Products (Produkte / Technologie) –> Product Readiness (Technik & Tooling)
Die Werkzeuge und die Infrastruktur, die den Service ermöglichen. Ist das Werkzeug scharf geschaltet?
- Fokus: IT-Systeme, Software, Hardware, Datenbanken und Monitoring-Tools.
- BPM-Bezug: Die Automatisierung & Digitalisierung. Ein guter Prozess braucht ein fähiges Tool (z. B. ITSM-Software oder BPM-Suite), um effizient zu sein.
- User Acceptance Tests (UAT): Haben die echten Nutzer das Tool getestet und für gut befunden?
- System-Integration: Läuft der Datenaustausch zwischen der BPM-Suite und den Bestandssystemen (ERP/CRM)?
- Performance-Check: Hält die Infrastruktur der Last stand, wenn alle gleichzeitig darauf zugreifen?
- Support-Struktur: Gibt es einen Helpdesk oder Super-User, falls die Technik am ersten Tag hakt?
4. Partners (Partner / Lieferanten) –> Partner Readiness (Ökosystem & Verträge)
Externe Unterstützung, die für den Service notwendig ist. Sind die Externen im Boot?
- Fokus: Outsourcing-Partner, Cloud-Anbieter, Hardware-Lieferanten und Service Level Agreements (SLAs) mit Dritten.
- BPM-Bezug: Die End-to-End-Sicht. Ein Prozess hört nicht an der Unternehmensgrenze auf; die Partner-Fähigkeiten müssen in die eigene Prozesskette integriert werden.
- SLA-Alignment: Passen die Verträge der Zulieferer zu unseren neuen internen Prozess-Zeiten?
- External Onboarding: Sind die Partner in unsere Tools eingewiesen oder über Schnittstellen angebunden?
- Compliance-Check: Erfüllen die Partner die neuen Governance-Vorgaben des Prozesses?
Die "Go/No-Go"-Checkliste
Am Ende der Readiness-Phase steht meist ein Workshop, in dem für jedes P eine Ampel gesetzt wird:
- Grün: Ready for Action.
- Gelb: Maßnahmen laufen noch, Go-Live mit Einschränkungen möglich.
- Rot: Stopp. Die Fähigkeit (Capability) ist noch nicht ausreichend entwickelt.